Success Story
Educación / Cultura
ICP — Conectando 7 sistemas desconectados en una plataforma de datos unificada
Unificamos 7 sistemas desconectados en una única plataforma de datos centrada en HubSpot con 60+ campos asignados y una hoja de ruta de API integrada.
El Desafío
ICP opera a través de una pila de tecnología inusualmente compleja para una institución cultural. Su sitio web corre en Drupal. Membresía y entradas pasan por ACME. Aplicaciones de estudiantes para el programa de Certificado de Un Año viven en SlideRoom. Registros de donantes se encuentran en Raiser’s Edge. Estudiantes de educación continua se rastrean en Aceware. La tienda minorista y ecommerce corren en Lightspeed. Además de eso, la gestión de eventos toca TicketLeap y GiveSmart, encuestas de clientes van a través de SurveyMonkey, y registros de RRHH viven en Paylocity.
El problema central: ninguno de estos sistemas se hablaban entre sí. Un miembro del museo que compró entradas de exposición a través de ACME, se inscribió en un curso de fotografía a través de Aceware, y compró impresiones a través de la tienda Lightspeed existía como tres registros separados en tres bases de datos separadas. Marketing no podía construir una imagen completa de la relación de nadie con ICP. Los reportes eran manuales, los duplicados eran comunes, y se perdían oportunidades porque un departamento no podía ver lo que otro departamento ya sabía sobre la misma persona.
La Arquitectura de Integración
Diseñamos una hoja de ruta de integración de 6 meses con HubSpot como el centro de datos central. El plan conecta los cinco sistemas principales de ICP a través de integraciones de API, con tres integraciones opcionales adicionales para gestión de eventos, encuestas, y RRHH. Alterna entre «Antes» y «Después» en el diagrama de abajo para ver la transformación:
Nuestro Enfoque
Configuración y Configuración de HubSpot. Comenzamos configurando HubSpot como el CRM central, configurando propiedades de contacto personalizadas para recibir datos de cada sistema externo. El documento de mapeo de datos por sí solo cubre 60+ campos en datos de membresía de ACME (ID de membresía, nivel, estado, fechas de inicio/fin, ID constituyente), datos de aplicación de SlideRoom (estado de presentación, clasificaciones, asignaciones de programa, plazos), y datos de transacción de ACME (tipos de boletos, nombres de eventos, montos de pago). Cada campo fue mapeado a una propiedad específica de HubSpot con el tipo de campo correcto y vinculado a flujos de trabajo automatizados.
Plan de Integración de API. La integración sigue un enfoque por fases durante seis meses. Meses 1-2: Sincronización de aplicaciones SlideRoom OYC. Meses 2-3: Ventas de boletos de ACME para recordatorios de exhibición. Meses 3-4: Listas de miembros de Raiser’s Edge con sincronización de estado bidireccional. Meses 4-5: Datos de estudiantes de Aceware por término. Meses 5-6: Compradores de ecommerce de Lightspeed y listas de miembros, también bidireccionales. Cada integración incluye mapeo de campos, desarrollo de API, configuración de flujo de trabajo automatizado, pruebas de integridad de datos, y manejo de duplicados.
Análisis Avanzado. Implementamos GA4 y seguimiento de Google Analytics en las plataformas de ICP, dando al equipo visibilidad de cómo se mueven los visitantes entre el sitio web principal, la tienda y el portal de educación. El seguimiento de HubSpot fue integrado con la tienda Lightspeed y SlideRoom para cerrar el bucle entre actividad de marketing y conversiones reales.
Medios Pagados para Exhibiciones y Cursos. Junto con el trabajo de asesoramiento, gestionamos campañas pagas promocionando las exhibiciones fotográficas de ICP y programas de educación. Estas campañas se benefician directamente del trabajo de integración de datos: conforme más datos de audiencia fluyen hacia HubSpot, podemos construir mejores segmentos de orientación, crear audiencias lookalike a partir de compradores de boletos reales y estudiantes inscritos, y medir retorno de gasto publicitario contra datos de conversión reales en lugar de métricas de proxy.
Los Resultados
El proyecto de integración es un compromiso continuo, con integraciones principales siendo desplegadas según la hoja de ruta de 6 meses. Entregables clave hasta ahora:
- HubSpot configurado como CRM central con 60+ propiedades personalizadas mapeadas a datos de ACME, SlideRoom y transacciones
- Seguimiento de tienda Lightspeed integrado con HubSpot para atribución de ecommerce
- Vitrina Lightspeed rediseñada para coincidir con directrices de marca de ICP
- Seguimiento de GA4 y Google Analytics desplegado en todas las propiedades web de ICP
- Hoja de ruta de integración de API de 6 meses cubriendo 5 sistemas principales más 3 adiciones opcionales
- Métodos de sincronización de datos definidos por sistema (disparado por evento, iniciado por usuario, o programado)
- Campañas de medios pagados continuas para inscripción de exhibiciones y cursos fotográficos
Lo que Aprendimos
ICP es un caso de manual de un problema que vemos en todas las instituciones culturales y organizaciones educativas: la pila de software creció orgánicamente durante años, y nadie planeó para que los sistemas trabajaran juntos. Cada departamento eligió la herramienta que funcionaba mejor para su función específica, lo cual tiene sentido individualmente, pero crea un problema de fragmentación de datos que empeora con el tiempo.
La lección para organizaciones similares es que HubSpot (o cualquier CRM moderno) puede servir como la capa unificadora sin requerir que nadie abandone las herramientas especializadas de las que ya dependen. ACME sigue siendo la mejor herramienta para emisión de boletos de ICP. SlideRoom sigue siendo la mejor herramienta para gestión de aplicaciones. La capa de integración se sienta encima, extrayendo datos hacia una vista central donde los equipos de marketing, membresía y educación finalmente pueden ver el mismo cuadro.