Success Story
Educação / Cultura
ICP — Conectando 7 sistemas desconectados em uma plataforma de dados unificada
Web Design
O Desafio
ICP opera em uma stack de tecnologia inusitadamente complexa para uma instituição cultural. Seu site roda em Drupal. Associação e ingressos passam por ACME. Aplicações de alunos para o programa Certificado de Um Ano vivem no SlideRoom. Registros de doadores ficam em Raiser’s Edge. Alunos de educação continuada são rastreados em Aceware. A loja de varejo e ecommerce rodam em Lightspeed. Além disso, gerenciamento de eventos toca TicketLeap e GiveSmart, pesquisas de clientes passam por SurveyMonkey e registros de RH vivem em Paylocity.
O problema central: nenhum desses sistemas conversava com outro. Um membro do museu que comprou ingressos de exposição através de ACME, se inscreveu em um curso de fotografia através de Aceware e comprou impressões através da loja Lightspeed existia como três registros separados em três bancos de dados separados. Marketing não conseguia construir um quadro completo da relação de qualquer indivíduo com ICP. Relatórios eram manuais, duplicatas eram comuns e oportunidades eram perdidas porque um departamento não conseguia ver o que outro departamento já sabia sobre a mesma pessoa.
A Arquitetura de Integração
Projetamos um roadmap de integração de 6 meses com HubSpot como o hub central de dados. O plano conecta os cinco sistemas principais de ICP através de integrações de API, com três integrações opcionais adicionais para gerenciamento de eventos, pesquisas e RH. Alterne entre Antes e Depois no diagrama abaixo para ver a transformação:
Nossa Abordagem
Configuração e Configuração do HubSpot. Começamos configurando HubSpot como o CRM central, configurando propriedades de contato personalizadas para receber dados de cada sistema externo. O documento de mapeamento de dados sozinho cobre 60+ campos em dados de associação ACME (ID de associação, nível, posição, datas de início/fim, ID de constituinte), dados de aplicação SlideRoom (status de envio, classificações, atribuições de programa, prazos) e dados de transação ACME (tipos de ingresso, nomes de eventos, valores de pagamento). Cada campo foi mapeado para uma propriedade específica do HubSpot com o tipo de campo correto e ligado a fluxos de trabalho automatizados.
Plano de Integração de API. A integração segue uma abordagem por fases ao longo de seis meses. Meses 1-2: Sincronização de aplicações SlideRoom OYC. Meses 2-3: Vendas de ingressos ACME para lembretes de exposição. Meses 3-4: Listas de membros Raiser’s Edge com sincronização de status bidirecional. Meses 4-5: Dados de aluno Aceware por termo. Meses 5-6: Compradores de ecommerce Lightspeed e listas de membros, também bidirecionais. Cada integração inclui mapeamento de campo, desenvolvimento de API, configuração de fluxo de trabalho automatizado, testes de integridade de dados e tratamento de duplicatas.
Análise Avançada. Implementamos rastreamento GA4 e Google Analytics em todas as plataformas do ICP, dando à equipe visibilidade de como visitantes se movem entre o site principal, a loja e o portal de educação. Rastreamento HubSpot foi integrado à loja Lightspeed e SlideRoom para fechar o loop entre atividade de marketing e conversões reais.
Mídia Paga para Exposições e Cursos. Ao lado do trabalho consultivo, gerenciamos campanhas pagas promovendo exposições fotográficas do ICP e programas educacionais. Essas campanhas se beneficiam diretamente do trabalho de integração de dados: conforme mais dados de audiência fluem para HubSpot, podemos construir segmentos de direcionamento melhores, criar audiências semelhantes de compradores de ingressos reais e alunos inscritos e medir retorno sobre gastos com anúncios contra dados de conversão reais em vez de métricas substitutivas.
Os Resultados
O projeto de integração é um compromisso contínuo, com integrações principais sendo lançadas de acordo com o roteiro de 6 meses. Principais resultados entregues até agora:
- HubSpot configurado como CRM central com 60+ propriedades personalizadas mapeadas para dados ACME, SlideRoom e transação
- Rastreamento da loja Lightspeed integrado com HubSpot para atribuição de ecommerce
- Vitrine Lightspeed reformulada para corresponder às diretrizes de marca do ICP
- Rastreamento GA4 e Google Analytics implantado em todas as propriedades web do ICP
- Roteiro de integração de API de 6 meses cobrindo 5 sistemas principais plus 3 adições opcionais
- Métodos de sincronização de dados definidos por sistema (acionados por evento, iniciados pelo usuário ou agendados)
- Campanhas de mídia paga contínuas para inscrição em exposições e cursos de fotografia
O Que Aprendemos
ICP é um caso de livro didático de um problema que vemos em instituições culturais e organizações educacionais: a pilha de software cresceu organicamente ao longo dos anos e ninguém planejou os sistemas para trabalhar juntos. Cada departamento escolheu a ferramenta que funcionava melhor para sua função específica, o que faz sentido individualmente, mas cria um problema de fragmentação de dados que piora com o tempo.
A lição para organizações semelhantes é que HubSpot (ou qualquer CRM moderno) pode servir como a camada unificadora sem exigir que ninguém abandone as ferramentas especializadas que já confiam. ACME é ainda a melhor ferramenta para ingressação do ICP. SlideRoom é ainda a melhor ferramenta para gerenciamento de aplicação. A camada de integração fica em cima, puxando dados para uma visão central onde equipes de marketing, associação e educação podem finalmente ver o mesmo quadro.